6 самых распространенных задач виртуальной команды и способы их решения

Пытаетесь связать всех в своей команде? Увеличилось ли количество задач виртуальной команды с увеличением количества удаленных сотрудников?

Ты не одинок.

Фактически, до пандемии коронавируса удаленная работа росла. Однако теперь компании быстро осознают все различные проблемы, связанные с управлением виртуальными командами, благодаря приказам не выходить из дома и общенациональным ограничениям.

Данные опроса, проведенного Clutch.co, показали, что, хотя почти половина сотрудников работают дома пять дней в неделю после пандемии, 17% уже были полностью удаленными до того, как разразился COVID-19.

Рабочие, привыкшие к личным встречам в понедельник утром, болтать за кофеваркой и выпивать после работы возле офиса. Теперь команды вынуждены выполнять свою работу из дома, независимо от того, сколько детей, собак или других отвлекающих факторов.

Конечно, удаленная работа дает множество преимуществ. Вот некоторые из основных причин, по которым виртуальные команды работают хорошо:

• Более дешевые командные поездки и более доступные офисные помещения
• Возможность нанимать таланты из любой точки мира
• Больше гибкости в балансе работы и личной жизни
• Меньше затрат на дорогу для сотрудников
• Но, как и во всем, у плюсов есть список минусов.

Задачи виртуальной команды могут отличаться от каждой компании в зависимости от структуры команды, типов проектов и корпоративной культуры. Но есть несколько проблем, с которыми удаленные команды сталкиваются по мере того, как все больше сотрудников уходят удаленно.

Пока не переживай. Мы выделили шесть наиболее распространенных задач виртуальной команды и способы их решения.

Давайте начнем!

1. Сложность общения между командами.

Очевидно, что гораздо проще собрать всех вместе в одной комнате, особенно когда вы назначаете задачи, разрабатываете план проекта или пытаетесь понять настроения своей команды.

Одна из самых больших задач виртуальной команды - собрать всех вместе. Сотрудники могут быть разбросаны по всему миру, что еще больше затрудняет запись на встречу.

В отчете Buffer о состоянии удаленной работы за 2021 год пандемия подчеркнула некоторые из самых серьезных проблем, но большинство проблем были схожи с штатными сотрудниками, работающими на дому. Но больше всего сотрудников во время пандемии боролись за общение и сотрудничество.

Разрозненная команда иногда приводит к сбоям в общении, особенно если сотрудники не зацикливаются на всех важных сообщениях. Цепочки электронной почты становятся слишком длинными и запутанными, а это означает, что сообщения теряются.

Итак, как исправить проблемы с общением, прежде чем они станут постоянной помехой?

Создайте открытую платформу для общения и сотрудничества для своей команды

Есть много инструментов, которые обещают лучшее общение. Но виртуальным командам нужно что-то не только надежное, но и эффективное для связи сотрудников и организации командных проектов.

Слишком часто команды полагаются только на электронную почту, чтобы общаться, обмениваться документами и вести беседы один на один. Вместо этого использование такой платформы, как видео-чат MatroNet, позволяет командам общаться лицом к лицу одним нажатием кнопки в видеочате.

2. Развитие командных отношений

Еще одна проблема виртуальной команды - это возможность построить конструктивные отношения с коллегами и другими членами команды. В офисе сотрудники наверстывают перерыв на обед, болтают за чашкой кофе и проводят светскую беседу за своим столом.

Удаленным командам будет немного труднее участвовать в быстром разговоре. Фактически, опрос Smartsheet показал, что 80% участников чувствовали себя менее связанными при работе из дома.

Когда команды чувствуют себя разобщенными и одинокими, это влияет на их уровень мотивации и общее удовлетворение от организации. Итак, что могут сделать лидеры, чтобы улучшить отношения с виртуальными командами?

Выделите дополнительное время на встречах для светских бесед или запланируйте виртуальные упражнения по построению команды

Светская беседа может показаться тривиальной, но она сильно влияет на эмоции вашей команды.

Даже во время пандемии недавнее исследование Университета Рутгерса показало, что светская беседа очень полезна для эмоций сотрудников. Исследование показало, что разговоры в офисе по утрам могут привести к повышению энергии и радости в течение дня.

Если вы проводите еженедельные встречи виртуальной команды, постарайтесь выделить дополнительное время, чтобы сотрудники могли наверстать упущенное и обсудить свою личную жизнь. А тем, у кого есть сотрудники, которые стесняются камеры, предложите им присоединиться или создать специальные каналы чата для обсуждения своих любимых хобби.

Подобные встречи никогда не кажутся вашей команде привлекательными, поэтому убедитесь, что вы понимаете, что сейчас самое время поговорить и пообщаться с другими членами команды. Выбор упражнения для построения команды может просто помочь вам оставаться организованным или даже способствовать общению.

3. Удаленное управление задачами и проектами.

Управлять несколькими проектами с разными членами команды сложно, когда вы не можете собрать всех в одной комнате. Попытка узнать статус каждого по отдельному проекту или задаче может быстро превратиться в занятие, отнимающее у вас время.

Когда ваша команда чувствует себя демотивированной или непродуктивной, задачи внезапно затягиваются, что приводит к недовольству клиентов. Меньше всего вам нужно создать плохой клиентский опыт с необщительной командой.

Отслеживайте задачи проекта и рабочую нагрузку команды

Если вы изо всех сил пытаетесь заставить свою команду выполнять задачи, разумно остановиться и пересмотреть то, что было кому назначено. Чаще всего узкое место возникает из-за того, что один сотрудник перегружен, а другой делает гораздо меньше.

Попробуйте инструмент управления проектами, который позволяет вам назначать задачи, разбивать проекты на более мелкие этапы, устанавливать приоритеты и получать подробный обзор всего проекта. К счастью, в MatroNet есть функции, позволяющие командам оставаться в курсе, управлять задачами и отслеживать прогресс в работе каждого.

Предоставьте своей команде инструменты для управления рабочими нагрузками и точно знайте, что необходимо для завершения проекта.

4. Поддержание высокого уровня производительности.

Производительность - важный компонент в среде удаленной работы. Без этого члены команды могут оказаться отвлеченными Netflix, домашними делами или чем-то еще, что позволяет им откладывать дела на потом.

Хотя это часто считается одной из самых разрушительных проблем виртуальной команды, большинство сотрудников на самом деле считают, что работа из дома более продуктивна, чем работа в офисе.

Исследование TalkTalk Group показало, что 58% респондентов считают, что они более продуктивны, работая дома, чем до пандемии. Но при этом остается значительная часть сотрудников, которым сложно сосредоточиться на задаче.

Фактически, другое исследование Quartz показало, что многие рабочие во время пандемии фактически достигли «пика производительности при работе на дому». Отчет показал, что все больше людей начинают чувствовать себя менее продуктивными, поскольку они продолжают работать из дома.

Делитесь советами по продуктивности, хитростями или передовыми практиками

У всех членов вашей команды, вероятно, есть хитрость в рукаве, чтобы оставаться продуктивными. Попробуйте устроить виртуальный обед с молнией, чтобы сотрудники продемонстрировали свои навыки повышения продуктивности.

Это поможет повысить вовлеченность, а также покажет остальной части вашей команды несколько приемов, позволяющих повысить продуктивность. Будьте источником обучения, а не лидером, который только требует.

Будь то наушники с шумоподавлением, таймеры или блокировщики веб-сайтов, позвольте вашим сотрудникам поделиться с остальной командой лучшими способами сосредоточения внимания.

5. Привлечение команд к ответственности

Проблемы виртуальных команд часто возникают из-за недопонимания или когда руководители не привлекают сотрудников к ответственности за задачи проекта. Когда все работают удаленно, трудно убедиться, что каждый отдельный член команды прилагает нужное количество усилий.

В целом удаленные команды во многом полагаются на доверие. Будь то поддержка вашей собственной команды в команде или своевременное выполнение проекта, руководители должны доверять своим удаленным сотрудникам.

Как менеджеру проекта важно, чтобы вы привлекали к ответственности каждого члена команды. При работе из дома легко остаться незамеченным, поэтому обеспечение ответственности сотрудников - огромная проблема для удаленных менеджеров.

Недавнее исследование Harvard Business Review показало, что у нескольких менеджеров есть проблемы с доверием к своей удаленной команде. Фактически, 41% менеджеров согласились с тем, что поддерживать долгосрочную мотивацию удаленных сотрудников непросто.

Отслеживайте общий результат команды, чтобы повысить мотивацию

Мониторинг, но не микроменеджмент. Попробуйте инструменты командного учета рабочего времени, чтобы узнать, сколько часов ваши сотрудники фактически тратят на задачу или проект.

Когда команда может видеть часы, затраченные на выполнение определенных задач, просвечивает прозрачность всего проекта. Вот почему важно выявить любые препятствия в вашей команде.

Определите, что мешает вашей команде полностью раскрыть свой потенциал, и откровенно поговорите с ними. Ваша задача - побудить их поделиться своими переживаниями, но при этом укрепить доверие.

Лучший способ сделать это - привить прозрачность.

6. Повышение морального духа

Посмотрим правде в глаза, прошлый год был для многих людей "американскими горками". Жизнь изменилась навсегда, и многие сотрудники кардинально превратились в совершенно нового зверя.

Неудивительно, что моральный дух в вашей команде может быть довольно низким.

Люди беспокоятся о своей занятости, совмещая уход за детьми, работу, семью, домашние дела и друзей на фоне пандемии. Это было непросто, и многие менеджеры изо всех сил пытались поддерживать высокий моральный дух в своих командах.

Но пусть это вас не расстраивает.

Поддержите свою команду и покажите им признательность

Мы понимаем, что непросто показать своей команде всю поддержку и признательность, когда они находятся далеко или в совершенно другом часовом поясе. Но вы должны сделать своим приоритетом общение со всеми.

Поощряйте сотрудников брать отпуск и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. В противном случае продвигайте программы льгот для сотрудников, чтобы члены команды были в курсе всего, что доступно.

Еще одна вещь, о которой следует подумать — это вознаграждение отличным исполнителям. Не поощряйте членов команды только за выполнение задачи. Вместо этого покажите им признательность, подчеркнув их достижения.

Решайте любые проблемы удаленной команды, пока не стало слишком поздно

Удаленная работа вдохновила компании на более гибкий график работы и найм. По мере роста числа сотрудников, работающих на дому, лидеры должны обеспечивать продуктивность своих команд и выполнение поставленных задач.

Попробуйте MatroNet, чтобы увидеть, как наше программное обеспечение может помочь повысить прозрачность проектов и отслеживать задачи всей команды.